質(zhì)量管理體系的外審是企業(yè)經(jīng)常要遇到的事情，對外審開出的不符合項，在進(jìn)行整改時往往存在不少問題，其主要表現(xiàn)是原因分析不到位，糾正措施未落實，部門之間相互推脫責(zé)任等等，結(jié)果是落實措施走了形式，已發(fā)現(xiàn)的不符合項在以后的工作中又重復(fù)出現(xiàn)。如何對外審開出的不符合項進(jìn)行徹底整改，提高整改效果，筆者談?wù)劚締挝坏淖龇?，以便大家相互交流工作方法，促進(jìn)質(zhì)量管理體系的不斷完善。
質(zhì)量部門預(yù)先統(tǒng)一制定不符合項糾正措施
質(zhì)量部門是質(zhì)量管理體系審核的歸口管理部門，外審不符合項的整改效果體現(xiàn)的是一個單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行的質(zhì)量，為了在雙方約定的時間內(nèi)完成對不符合項的整改，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門制定糾正措施是自己的職責(zé)。
1、明確整改的基本格式
對不符合項的整改，我們質(zhì)量部門根據(jù)二、三方對整改提出的要求，明確了整改的基本格式，具體內(nèi)容包括不符合項描述、原因分析、糾正措施、舉一反三、負(fù)責(zé)單位、完成時間，把這種基本要求表格化，任何一個負(fù)責(zé)整改的人都會按這個要求去做。避免了整改的隨意性和不徹底性。
2、預(yù)先制定糾正措施
質(zhì)量部門主管審核的人員，應(yīng)根據(jù)在審核中了解的情況和審核知識，對開出的不符合項預(yù)先按整改的基本格式制定糾正措施。在制定糾正措施過程中，對不符合項要逐個落實，了解當(dāng)時現(xiàn)場審核情況，與陪同人員進(jìn)行溝通，與責(zé)任單位進(jìn)行溝通，多方面聽取意見和建議，力求原因分析準(zhǔn)確，責(zé)任明確，措施有效。
3、將預(yù)先制定的整改措施發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行審查確認(rèn)
由于整改措施是質(zhì)量部門制定的，難免有考慮不周、調(diào)查不到位的地方，質(zhì)量部門把預(yù)先制定的整改措施發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行審查，再進(jìn)一步確認(rèn)，提出修改意見或建議，完善整改措施。這種做法，既彌補(bǔ)了質(zhì)量部門制定措施的不足，又對責(zé)任單位是一個尊重，大家能理解，整改起來就積極主動。
4、協(xié)調(diào)修改糾正措施
對于一個不符合項的整改，各個部門在認(rèn)識上還存在差異，有的部門對糾正措施不理解，甚至對原因分析有異議，這就要進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)的過程，就是和責(zé)任部門一起分析原因，制定糾正措施的過程，也是重新學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的過程。特別遇到一個不符合項涉及到多個部門時，這種協(xié)調(diào)就尤其重要。對部門提出的正確、合理意見立即采納，不合理、不正確的意見和建議要耐心進(jìn)行解釋。
召開專題整改協(xié)調(diào)會
一般情況下，完成了上述工作，就應(yīng)該認(rèn)為沒有多大問題，可以下發(fā)整改措施計劃了。但實踐證明，召開專題整改協(xié)調(diào)會作用更大。
1、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織召開專題會議
在各單位審查了預(yù)先制定的整改措施后，質(zhì)量部門組織有關(guān)單位召開專題協(xié)調(diào)會。參加會議的單位包括責(zé)任部門、涉及到整改需要舉一反三的部門，如果是軍方審核開出的不符合項整改，還要通知駐廠軍代表室參加。要特別明確，參加會議的單位必須來一名領(lǐng)導(dǎo)，因為要最終確定糾正措施，防止會后相互推諉扯皮，影響整改進(jìn)度和整改效果。
2、會前特別需要說明幾個注意事項
會議開始前，首先要特別說明一下幾個注意事項，如果不說明，有可能相互扯皮、爭吵、拖延會議時間。
（1）、只討論整改措施，不討論不符合項是否合理、錯與對；
（2）、不討論誰是責(zé)任者，只說本部門存在的問題，不給自己找借口；
（3）、已經(jīng)開出的不符合項都必須整改，沒有商量的余地；
（4）、要以平和的心態(tài)看待不符合項，注重整改、完善和提高。
3、逐一討論對不符合項的糾正措施，每個人有平等的發(fā)言權(quán)利
針對擬制的不符合項整改措施，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)逐一進(jìn)行宣讀，逐條核實原因分析是否準(zhǔn)確，措施是否可行有效，完成時間是否充足。允許大家發(fā)表不同意見和建議，現(xiàn)場解決部門之間存在的問題。在這個討論的過程中，每個人有平等的發(fā)言權(quán)利，通過討論，大家對存在的問題認(rèn)識更清楚，對標(biāo)準(zhǔn)理解更準(zhǔn)確，知道錯在了什么地方，今后應(yīng)該怎么做。同時，澄清了問題，消除了部門之間的不理解，也有利于其它存在類似問題的部門進(jìn)行舉一反三。
4、最終形成整改計劃下發(fā)，按規(guī)定時間完成整改工作
在專題會討論之后，最終形成整改措施計劃，下發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)檢查糾正措施的落實情況，并按時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行考核，確保了整改工作按要求、按時間完成并達(dá)到預(yù)期的整改效果。
對外審不符合項的整改，是外審工作的延續(xù)，其整改效果直接影響質(zhì)量管理體系運(yùn)行質(zhì)量的好壞。不少單位把整改任務(wù)直接交給責(zé)任單位，從理論上講是完全正確的，但考慮到企業(yè)的具體情況，采用我們現(xiàn)在這種做法效果較好。其優(yōu)點(diǎn)：一是大家當(dāng)面澄清了問題，消除了互相埋怨，減少了扯皮；二是大家統(tǒng)一了認(rèn)識，明確了如何去進(jìn)行糾正，也是對糾正措施的一次評審，增強(qiáng)了措施的可操作性；三是減少了整改過程中的反復(fù)，提高了整改效率和效果；四是對大家是一次標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，加深了對標(biāo)準(zhǔn)的理解，提高了執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的自覺性。
